Pani’s

Assalamualaikum Wr Wb

Berbagi pengetahuan bagi mereka yang tertarik tak ada salahnya tokh, meski berkecimpung di dunia proyek dan investasi capex baru seumur jagung, eh seumur kelapa sawit berbuah deng, hehe, tapi ya mudah-mudahan kredibilitasnya tidak dipertanyakan

Semoga bermanfaat

========================================================

Project Management Sebagai Budaya Perusahaan

Di jaman serba cepat ini dengan paradigma bisnis yang agresif, perusahaan-perusahaan selain melakukan operasinya dengan paradigma operation excellence, mereka juga secara aktif mengucurkan capital expenditure untuk investasi-investasi asset baru dalam bentuk proyek-proyek pembangunan/modernisasi/revitalisasi dll. Selain itu banyak juga perusahaan yang melakukan bisnisnya berbasis proyek. Tetapi prinsipnya sama saja; pekerjaan yang dilakukan dibagi menjadi program-program yang terdiri dari proyek-proyek yang didisain untuk mencapai strategi perusahaan dan usaha penambahan nilai.

Manajemen yang baik  dari proyek-proyek tersebut sangat penting bagi kesuksesan perusahaan. Sangatlah penting untuk memastikan proyek yang dilakukan adalah yang tepat sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pengelolaan suatu proyek secara tepat akan memastikan proyek tersebut diselesaikan dengan benar. Pengelolaan keseluruhan proyek dalam perusahaan dengan sukses akan memastikan bahwa proyek-proyek yang dikerjakan tersebut adalah proyek yang tepat bagi perusahaan.

Tiap-tiap perusahaan memiliki level keahlian yang berbeda-beda dalam fungsi project management. Banyak perusahaan yang menyadari bahwa untuk dapat meraih sukses dibutuhkan pendekatan project management yang lebih baik.

Matrix kematangan penguasaan project management dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan kemampuan dari proses project management;

Level 1: Proyek cenderung dapat diselesaikan melalui usaha-usaha yang sifatnya ”heroisme” personal atau hanya berdasarkan pengetahuan, keahlian dan pengalaman dari project manager/leader beserta timnya saja. Proyek cenderung terselesaikan walaupun dengan dukungan yang minimal dari aspek-aspek dalam perusahaan.

Level 2: Proyek dapat dikerjakan oleh siapapun dalam perusahaan dikarenakan telah adanya metodologi formal yang telah terbukti secara historis serta mampu menjamin kesuksesan proyek-proyek secara berulang.

Level 3: Pada level ini titik berat selain berada pada kesuksesan pelaksanaan proyek, tetapi juga adanya penjaminan terhadap manfaat bagi perusahaan. Hal ini melibatkan pengetahuan tentang manfaat yang diharapkan dan kapan proyek yang bersangkutan menghasilkan manfaat yang dimaksud bagi perusahaan.

Level 4: Pada level ini, perusahaan melakukan proyek-proyek sebagai implementasi dari strategi bisnis dan usaha penambahan nilai perusahaan.

Untuk mengetahui posisi perusahaan pada level-level dalam matrikulasi tersebut, sebagai kajian internal dapat digunakan pengklasifikasian sebagai berikut;

Level	Aspek Kesuksesan	Indikator Kesuksesan	Pertanyaan Utama
1	Kesuksesan Penerapan Manajemen Proyek	·   Biaya ·   Waktu ·   Kualitas	Apakah individual proyek mampu memberikan hasil yang diharapkan?
2	Kesuksesan Penerapan Manajemen Proyek Secara Berulang	·   Hasil akhir yang terprediksi	Apakah proyek-proyek yang dilakukan mampu memberikan hasil yang diharapkan secara konsisten?
3	Kesuksesan Pelaksanaan Proyek	·   Realisasi manfaat	Apakah hasil dari individual proyek mampu memberikan manfaat bagi perusahaan?
4	Kesuksesan Secara Korporasi	·   Implementasi strategi ·   Penambahan nilai	Apakah manfaat yang dihasilkan memberikan dampak secara langsung kepada strategi bisnis perusahaan?

Status perusahaan dapat berpindah dari satu level ke level berikutnya dengan mengembangkan mekanisme proses internal. Tiap-tiap proses memberikan kontribusi terhadap pengembangan kemampuan project management dari perusahaan, yang pada saatnya memungkinkan tercapainya tujuan utama.

• Dari level 1 ke 2 diperlukan metodologi project management secara formal.

Pada tahap ini setiap pelaksana proyek memiliki kerangka bekerja dan perusahaan memiliki perangkat yang mendukungnya. Setelah penerapan metodologi terlaksana dengan baik, kesuksesan proyek akan tidak lagi bergantung kepada ”heroisme” seseorang dan kesuksesan proyek lebih terukur dan memungkinkan pengulangan sukses serupa.

• Dari level 2 ke level 3 diperlukan mekanisme manajemen manfaat (benefits management)

Mekanisme manajemen manfaat memberikan paramater dan indikator kesuksesan proyek dari sisi benefit yang didapat oleh perusahaan dari pelaksanaan suatu proyek. Seringkali kesuksesan proyek hanya diukur dari pemenuhan persyaratan biaya, waktu, scope dan kualitas saja, dengan kurang memperhatikan secara sistematis tentang benefit yang didapat. Maka dikarenakan manfaat terealisasikan seketika proyek berakhir, dibutuhkan suatu mekanisme manajemen manfaat yang mengidentifikasi pencapaian manfaat secara akrual beserta besarannya yang terukur paska penyelesaian proyek.

• Dari level 3 ke level 4 diperlukan mekanisme manajemen portfolio.

Manajemen portfolio bertujuan untuk memastikan proyek-proyek yang tepat sesuai kebutuhan strategi perusahaan saja yang dilakukan. Portfolio yang seimbang dibuat dengan memperhatikan seluruh area pengembangan usaha dan penggunaan sumberdaya yang ada dengan sebaik-baiknya. Proses manajemen portfolio perusahaan dibutuhkan agar seluruh gagasan-gagasan proyek baru dapat diajukan, dikaji dan diputuskan apakah proyek-proyek tersebut memberikan kontribusi terhadap strategi perusahaan secara keseluruhan atau tidak.

Pada akhirnya ketika project management sudah “embedded” dalam budaya perusahaan, yaitu tersurat dalam prosedur baku perusahaan dilengkapi dengan system monitoring & control plus audit yang baik, maka diharapkan deviasi dari kurva normal proyek-proyek sukses dan bermanfaat akan semakin mengecil persentasenya. Bahkan sampai penerapan paradigma SIX SIGMA untuk tiap-tiap “produksi” proyek yang complex dan rumit dalam perusahaan? Why not huh? Tidak akan ada lagi CAPEX “terbuang” sia-sia tanpa manfaat.

Oleh irvan s, disadur dari berbagai sumber, dipersingkat dari artikel aslinya.

This entry was posted on Tuesday, June 12th, 2007 at 6:16 am and is filed under Uncategorized. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0 feed. You can skip to the end and leave a response. Pinging is currently not allowed.